El control del inventario en una farmacia es fundamental para garantizar el éxito y la rentabilidad de esta. Imagina una farmacia como un organismo vivo, donde el inventario es su sistema circulatorio. Así como el cuerpo necesita un flujo constante y equilibrado de sangre, una farmacia requiere un flujo óptimo de productos.
Esta tarea implica supervisar y administrar las existencias físicas de artículos, con dos objetivos principales:
-
- Asegurar la disponibilidad de productos para los clientes.
-
- Optimizar la rentabilidad del negocio mediante el ajuste del inventario según la oferta y la demanda.
A fin de conseguir una gestión eficaz del inventario de la farmacia, es crucial realizar un análisis exhaustivo de la rotación de todos los productos para:
-
- Evaluar cuáles tienen mayor y menor demanda.
-
- Tomar decisiones estratégicas basadas en estos datos y mejorar los resultados.
-
- Minimizar las pérdidas por caducidad, falta de stock o exceso de existencias.
Existen varios métodos de inventario aplicables a las farmacias. La elección de uno u otro dependerá de las necesidades específicas, tipología y dinámica de cada establecimiento. A modo de ejemplo tendríamos:
-
- Inventario periódico: ideal para farmacias pequeñas. Por ejemplo, una farmacia de barrio podría cerrar un día cada seis meses para hacer un recuento completo.
-
- Inventario rotativo: perfecto para farmacias medianas. Una farmacia podría revisar los productos de cuidado personal los lunes, los medicamentos los martes, y así sucesivamente.
-
- Inventario permanente: óptimo para farmacias grandes o de alto volumen. Cada vez que llega un pedido, se actualiza el inventario en tiempo real.
Al considerar cualquier método, es fundamental tener en cuenta varios factores clave, como la rotación de productos, los costes de almacenamiento, la estacionalidad de la demanda y las fechas de caducidad de los productos. Estos elementos son esenciales para optimizar la gestión de inventarios y asegurar una respuesta efectiva a las necesidades del mercado.
Gran número de referencias en las farmacias
Las farmacias gestionan un amplio número de referencias y un stock en constante cambio debido a la recepción continua de pedidos y a la atención simultánea a clientes. Esta dinámica requiere una organización eficiente para garantizar que los productos estén disponibles y se manejen adecuadamente en todo momento.
Estos factores pueden llevar a cometer errores en la gestión del inventario. Imaginemos una situación común: un cliente solicita un medicamento justo cuando el farmacéutico está recibiendo un pedido grande. El desafío aquí es mantener la precisión del inventario mientras se atiende al cliente, evitando errores como olvidar registrar el medicamento dispensado o el nuevo stock recibido.
Es importante gestionar el inventario de la farmacia de manera inteligente. La clave está en encontrar un equilibrio entre comprar en grandes cantidades para ahorrar y mantener una buena rotación de productos y no acumular stock innecesario.
Una estrategia efectiva para optimizar este proceso es la categorización del stock, que permite un control más preciso y adaptado a las características específicas de cada tipo de producto. En este contexto, es fundamental comprender las principales categorías de inventario en una farmacia y cómo cada una requiere un enfoque de gestión particular.
Para implementar un sistema efectivo de categorización, es recomendable utilizar un enfoque jerárquico que incluya múltiples criterios como tipo de producto, uso terapéutico…
La categorización también facilita un análisis más preciso de las ventas por categoría, ayudando a identificar tendencias y patrones de consumo. Esta información es significativa para la toma de decisiones estratégicas en marketing y compras.
La realización del inventario, idealmente se debe efectuar a puerta cerrada. Una farmacia podría elegir hacer su inventario anual por ejemplo el 1 de mayo (festivo en muchos lugares), aprovechando el día de cierre para un recuento sin interrupciones. Si no es posible, es preferible hacerlo en períodos de menor afluencia de clientes para minimizar interrupciones y movimientos de stock durante el proceso.
A pesar de contar con sistemas de control de stock, es común encontrar incidencias que requieren una identificación rápida y soluciones efectivas. Por ejemplo:
-
- Sustracciones o robos: requieren mayor vigilancia y posible reorganización de la exposición de productos. Si se detecta que faltan frecuentemente productos de cosmética, se podrían reubicar estos productos más cerca del mostrador o instalar cámaras de seguridad.
-
- Variaciones de stock: necesitan una revisión detallada de entradas, salidas, albaranes y posibles descuadres de caja. Si el sistema muestra 50 cajas de un medicamento, pero físicamente solo hay 45, se debería revisar el historial de ventas, los albaranes de entrada y posibles errores de dispensación.
La gestión de inventario debe ser un proceso constante, analizando continuamente factores como caducidades, faltas, rotación, margen y exceso de stock. El uso de software de gestión farmacéutica puede optimizar significativamente este proceso, facilitando una administración eficiente y práctica del inventario.
Aprovechándoos de la tecnología y a través de vuestro sistema de gestión farmacéutica se podrían generar alertas automáticas cuando el stock de un producto cae por debajo de un nivel predeterminado, o cuando se acerca su fecha de caducidad. También podría proporcionar informes semanales de los productos más y menos vendidos, facilitando la toma de decisiones sobre futuras compras. Esta gestión continua permite a la farmacia adaptarse rápidamente a cambios en la demanda, como un aumento repentino de ventas de antigripales durante una epidemia de gripe, o ajustar el stock de protectores solares ante una ola de calor inesperada.
En conclusión, una gestión eficiente del inventario es esencial para el éxito de una farmacia. Implementar estrategias adecuadas, utilizar sistemas de gestión de inventario y capacitar al personal puede ayudar a mejorar la gestión del inventario y maximizar los beneficios.
En Audifarma, nuestro equipo de consultores especializados no solo le ayudará a optimizar su stock, sino que también le proporcionará estrategias personalizadas para maximizar sus ventas y rentabilidad. Cuente con nosotros para llevar a su farmacia al siguiente nivel.
Consultora de Gestión