La aplicación de la normativa de protección de datos y fundamentalmente desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) suscita constantemente la duda respecto a si el cumplimiento de la norma y el correcto asesoramiento por parte de un consultor debe realizarse obligatoriamente de forma presencial. Por lo que a continuación vamos a analizar detalladamente los argumentos que justifican que la adaptación a la normativa de protección de datos puede realizarse de manera completa y eficaz de forma no presencial, garantizando el mismo nivel de calidad y cumplimiento que un servicio presencial.
La primera premisa y fundamental, es que tanto el RGPD como la LOPDGDD reconoce la validez de los procesos digitales en la gestión de datos personales, incluso la LOPDGDD en su artículo 53.bis incorpora la realización de actuaciones de investigación a través de sistemas digitales que, mediante videoconferencia u otro sistema similar, permitan la comunicación bidireccional y simultánea de imagen y sonido, la interacción visual, auditiva y verbal. Además, se debe garantizar la transmisión y recepción seguras de documentos e información que se intercambien, recogiendo evidencias necesarias, asegurando su auditoría, autenticidad e integridad. Por tanto, si la propia normativa y por ende la Agencia Española de Protección de Datos o autoridad de control competente prima la comunicación mediante sistemas digitales, éstas resultan totalmente válidas ante la administración en el cumplimiento de la normativa, demostrando que la legislación reconoce la viabilidad y seguridad de los sistemas remotos.
Por tanto, un servicio online especializado puede ser un sistema sencillo, cómodo y efectivo para el Responsable, siempre y cuando cumpla con los requisitos de seguridad, autenticidad e integridad.
Existen soluciones y software especializados a través de los cuales el cumplimiento de la normativa es incluso más eficiente que el presencial, mediante una adaptación completa y segura de forma remota, ya que proporcionan evidencias con una trazabilidad que permite demostrar la inalterabilidad de los documentos.
La comunicación entre el consultor y el responsable del tratamiento se podrán realizar, por tanto, con sistemas digitales adecuados, pudiendo elaborar y proporcionar la documentación pertinente (Análisis de riesgos, Documentos legales, Registro de actividades de tratamiento, Informes reglamentarios, Cláusulas, Contratos, etc.) de forma digital.
En este sentido, si tenemos en cuenta algunas de las obligaciones y principios fundamentales de la normativa:
- Enfoque basado en el riesgo: la normativa establece que las medidas deben adaptarse a las características de cada organización y al nivel de riesgo de los tratamientos. Esta evaluación y adaptación puede realizarse correctamente de manera remota.
- Principio de responsabilidad proactiva: El RGPD exige que las organizaciones apliquen medidas técnicas y organizativas apropiadas, lo cual puede lograrse mediante el análisis y la implementación de procesos que no requieren presencialidad.
- Auditorías periódicas: la necesidad de realizar auditorías regulares de protección de datos puede satisfacerse mediante revisiones y evaluaciones remotas.
- Seguridad de la información: los sistemas de comunicación y gestión remota actuales garantizan altos niveles de seguridad, cumpliendo con los requisitos de confidencialidad exigidos por la normativa.
- Formación y guías: las políticas y guías funcionales para informar y formar al personal pueden proporcionarse de manera efectiva mediante plataformas digitales.
- Monitorización remota: los sistemas de monitorización para identificar patrones anormales y prevenir o resolver brechas de seguridad pueden implementarse y gestionarse de forma remota.
- Flexibilidad y eficiencia: la adaptación no presencial ofrece mayor flexibilidad en términos de horarios y reduce costes asociados a desplazamientos, sin comprometer la calidad del servicio y permitiendo a las empresas cumplir con sus obligaciones legales sin interrumpir sus operaciones diarias.
- Adaptación a situaciones excepcionales: la normativa reconoce la posibilidad de implementar soluciones provisionales en situaciones de urgencia, lo que respalda la viabilidad de adaptaciones remotas, asegurando la continuidad del cumplimiento normativo incluso en circunstancias que dificulten la presencialidad.
En conclusión, la naturaleza digital de gran parte del proceso de adaptación, junto con el reconocimiento legal de métodos remotos y la disponibilidad de herramientas tecnológicas, respaldan firmemente la posibilidad de realizar la adaptación a la normativa de protección de datos de forma remota, sin comprometer la seguridad o la eficacia del proceso. No obstante, resulta fundamental elegir al consultor adecuado, que cumpla efectivamente con las condiciones de seguridad, integridad y calidad requeridos para el asesoramiento online, además de estar especializados no sólo en el cumplimiento de la normativa de protección de datos sino también en la legislación sectorial.