El equipo, la gestión de las personas que colaboran con el farmacéutico titular en su día a día es sin duda la parte más importante y al mismo tiempo la parte más difícil de gestionar en la farmacia.
A quién se recurre cuándo tienes un problema que atañe a la gestión de las personas y que no es estrictamente un tema de la legislación laboral, sino que pensamos en aspectos más personales como los que afectan a la motivación, al clima laboral, etc.
Para la mayoría de los farmacéuticos que conozco los temas laborales son los contratos, las nóminas, los seguros sociales y muy de cuando en cuándo un aspecto conflictivo de un convenio nuevo, una nueva contratación e incluso a veces, un despido o una baja, todo lo que se sale de eso es, como mucho, sentido común, mano izquierda o como lo queramos llamar.
Sin embargo, muchos de los temas que acaban suponiendo un aspecto conflictivo de una relación laboral se podrían haber evitado si la farmacia hubiera llevado una política sistemática y coherente de su equipo.
Vamos ahora a tratar de relacionaros aquellos aspectos sobre los que deberéis de trabajar en vuestro día a día con vuestro equipo para tratar de lograr que ese sea uno de los puntos fuertes de vuestra farmacia, la gestión de vuestras personas y que así sea reconocida entre vuestros colaboradores y entre los colaboradores de otras muchas farmacias, con los que vuestros empleados comunican, como se hace hoy día, en redes sociales, en un grupo de whatsapp, en un encuentro informal en una formación del Colegio o de algún laboratorio o en cualquier otra situación.
La política de recursos humanos de la farmacia empieza, como ya explicamos en nuestro artículo ¿Cómo establecer metas y objetivos en tu farmacia?, por definir cuáles son nuestros objetivos para la gestión esta área clave. Frases como tener un equipo más motivado, mejorar la puntualidad o cometer menos errores son útiles en un primer momento, pero debemos de recordar que hay que transformar esas metas cualitativas en objetivos medibles que nos vayan a permitir medir el éxito o fracaso de nuestras acciones.
Si queremos tener un equipo más motivado, eso pasa, en primer lugar por establecer un método de valoración de la motivación del equipo, por ejemplo, una encuesta de clima laboral rellenada de forma anónima por la totalidad de nuestra plantilla, que establezca un valor de partida y que nos va a ofrecer claves para poder elaborar políticas o poner en marcha planes de acción con los que lograr repetir el próximo año esa encuesta y valorar si la puesta en marcha de esas acciones ha logrado su objetivo, mejorar el clima laboral y en cuánto, para poder seguir en esa línea en ejercicios próximos.
Una vez definida la política general de los recursos humanos de la farmacia y que esa política sea coherente con la que vamos a llevar en el resto de las áreas de gestión de la farmacia y definidos los objetivos medibles con los que vamos a medir la efectividad de nuestros planes de acción para el logro de dichos objetivos, pasamos a relacionar otros aspectos sobre los que debemos de trabajar de forma general para reforzar el área de la gestión de personas o equipo de la farmacia.
1. Incorporación y retención del talento Procesos de selección Esto no es, como veo en muchas farmacias, guardar juntos los currículos que nos van llegando (mucho ojo con ellos desde el punto de vista de la RGPD /LOPDGDD), sino quién se encarga de elaborar las entrevistas de selección, qué requerimientos de experiencia o conocimientos queremos en los candidatos, cómo lo pueden demostrar con una prueba técnica, cómo confirmar las referencias y los motivos de cese en trabajos anteriores con compañeros farmacéuticos, etc. Procedimiento de acogida Desde el mismo momento de su incorporación, cuáles van a ser sus funciones, qué y cómo va a tener que hacer, quién se lo va a enseñar en caso de que no lo domine con anterioridad y quién va a ocuparse de mentorizar esa incorporación los primeros meses, informando de forma periódica al titular de la adaptación del trabajador a los requerimientos y expectativas con las que fue contratado. También se le van a dar las instrucciones concretas de su puesto, los temas relativos a horario, turnos, puntualidad, etc., criterios de vestimenta, organización en guardias y turnos de vacaciones, etc., en definitiva lo que debería de constituir una normativa interna escrita para todo el personal. APT o DPT: Análisis o descripción de los distintos puestos de trabajo Todos los puestos de trabajo deberían tener establecido sus funciones concretas y no me refiero en un sentido estricto a lo que ya los convenios colectivos regulan, sino que, por ejemplo, dentro de los farmacéuticos habrá uno o más que se encarguen de revisar las dispensaciones y recetas, otros se ocuparán de compras o de recepciones de las mismas, otros de revisiones del almacén, incluso en algunas farmacias los gestores de categorías tendrán asignadas funciones específicas en la gestión de dicha categoría, de esa forma evitaremos el “nadie me lo dijo o no lo sabía” típico de cuando surgen los problemas. Entrevistas de valoración del desempeño Con la periodicidad que la farmacia decida, el titular deberá mantener reuniones individuales con cada uno de los colaboradores o al menos con los responsables, quienes a su vez las tendrán con los técnicos, de forma que el colaborador sea evaluado o valorado y se le explique, con datos objetivos obtenidos de los indicadores decididos en función de los comportamientos que se quieren obtener, los logros en su gestión, los puntos fuertes del mismo y aquellos otros en los que debe mejorar a juicio del responsable que le evalúa, de esa forma se refuerzan los comportamientos positivos y se debilitan los aspectos más negativos de la relación laboral. En algunas ocasiones será necesario ser firme con el colaborador dándole la oportunidad de cambiar aquello que, si no cumple, podría determinar su salida y pérdida del puesto de trabajo. Clima laboral Como ya indicamos en el ejemplo, es necesario medir el clima laboral, ver en qué aspectos este se puede mejorar y tratar de plantear objetivos de mejora del mismo en base a planes de acción específicos, por ejemplo ligados a medidas de conciliación, retributivas o mejoras formativas. Planes de carrera profesional En algunas ocasiones tendremos colaboradores, normalmente hablamos de responsables con experiencia, a los que el titular querrá tratar de forma especial por ser las personas que asumen la mayor parte de las responsabilidades y son aquellas que más contribuyen al crecimiento del equipo como tal y en ese caso es posible que tengamos que tomar medidas de medio y largo plazo para asegurarnos que esa persona no se desvincule de nuestra farmacia en ningún caso. Como decíamos, medidas retributivas o complementos específicos, como planes de pensiones de empresa para empleados con más de una determinada antigüedad, seguro privado de salud, o incluso un máster en materias relacionadas con la farmacia, pueden ser complementos que premien la carrera de nuestros colaboradores principales.
2. Formación
Las entrevistas de valoración del desempeño serán habitualmente la fuente de información en la que detectaremos las carencias formativas concretas de nuestros colaboradores y dicha información deberemos de transformarla en un plan de formación para determinados puestos de la farmacia, que puede beneficiarse mutuamente recurriendo a los fondos que permiten la formación bonificada de nuestros trabajadores con parte de los fondos que ellos mismos aportan a la seguridad social, logrando el beneficio tanto del trabajador como el de nuestra farmacia.
3. Gestión del conocimiento En este último punto ya tratamos de generar conocimiento referido a las situaciones diarias de nuestros trabajadores, temas como las incidencias: permisos, justificaciones de los mismos, bajas, registro de jornada, vacaciones y en general la información de carácter laboral requerida por la legislación nos debe servir también para obtener conocimiento de ellos.
En definitiva, gestionar nuestro equipo de trabajo es la tarea más apasionante y la más difícil de las que supone una farmacia y por eso es importante que no nos limitemos a pensar que con sentido común y un cumplimiento estricto de los aspectos legales es suficiente, sino que debe ser un área que trabajemos con sus propios objetivos, indicadores, seguimiento, encuestas, reuniones con el personal, en definitiva tiempo y atención para conseguir hacer de este uno de los puntos fuertes de nuestra farmacia. Desde Audifarma nos ofrecemos a trasladaros nuestra experiencia para tratar de ayudar, también con la gestión de vuestros equipos, a mejorar los resultados de vuestra farmacia. Juan Jesús Sánchez Velázquez Director Audifarma
1. Incorporación y retención del talento Procesos de selección Esto no es, como veo en muchas farmacias, guardar juntos los currículos que nos van llegando (mucho ojo con ellos desde el punto de vista de la RGPD /LOPDGDD), sino quién se encarga de elaborar las entrevistas de selección, qué requerimientos de experiencia o conocimientos queremos en los candidatos, cómo lo pueden demostrar con una prueba técnica, cómo confirmar las referencias y los motivos de cese en trabajos anteriores con compañeros farmacéuticos, etc. Procedimiento de acogida Desde el mismo momento de su incorporación, cuáles van a ser sus funciones, qué y cómo va a tener que hacer, quién se lo va a enseñar en caso de que no lo domine con anterioridad y quién va a ocuparse de mentorizar esa incorporación los primeros meses, informando de forma periódica al titular de la adaptación del trabajador a los requerimientos y expectativas con las que fue contratado. También se le van a dar las instrucciones concretas de su puesto, los temas relativos a horario, turnos, puntualidad, etc., criterios de vestimenta, organización en guardias y turnos de vacaciones, etc., en definitiva lo que debería de constituir una normativa interna escrita para todo el personal. APT o DPT: Análisis o descripción de los distintos puestos de trabajo Todos los puestos de trabajo deberían tener establecido sus funciones concretas y no me refiero en un sentido estricto a lo que ya los convenios colectivos regulan, sino que, por ejemplo, dentro de los farmacéuticos habrá uno o más que se encarguen de revisar las dispensaciones y recetas, otros se ocuparán de compras o de recepciones de las mismas, otros de revisiones del almacén, incluso en algunas farmacias los gestores de categorías tendrán asignadas funciones específicas en la gestión de dicha categoría, de esa forma evitaremos el “nadie me lo dijo o no lo sabía” típico de cuando surgen los problemas. Entrevistas de valoración del desempeño Con la periodicidad que la farmacia decida, el titular deberá mantener reuniones individuales con cada uno de los colaboradores o al menos con los responsables, quienes a su vez las tendrán con los técnicos, de forma que el colaborador sea evaluado o valorado y se le explique, con datos objetivos obtenidos de los indicadores decididos en función de los comportamientos que se quieren obtener, los logros en su gestión, los puntos fuertes del mismo y aquellos otros en los que debe mejorar a juicio del responsable que le evalúa, de esa forma se refuerzan los comportamientos positivos y se debilitan los aspectos más negativos de la relación laboral. En algunas ocasiones será necesario ser firme con el colaborador dándole la oportunidad de cambiar aquello que, si no cumple, podría determinar su salida y pérdida del puesto de trabajo. Clima laboral Como ya indicamos en el ejemplo, es necesario medir el clima laboral, ver en qué aspectos este se puede mejorar y tratar de plantear objetivos de mejora del mismo en base a planes de acción específicos, por ejemplo ligados a medidas de conciliación, retributivas o mejoras formativas. Planes de carrera profesional En algunas ocasiones tendremos colaboradores, normalmente hablamos de responsables con experiencia, a los que el titular querrá tratar de forma especial por ser las personas que asumen la mayor parte de las responsabilidades y son aquellas que más contribuyen al crecimiento del equipo como tal y en ese caso es posible que tengamos que tomar medidas de medio y largo plazo para asegurarnos que esa persona no se desvincule de nuestra farmacia en ningún caso. Como decíamos, medidas retributivas o complementos específicos, como planes de pensiones de empresa para empleados con más de una determinada antigüedad, seguro privado de salud, o incluso un máster en materias relacionadas con la farmacia, pueden ser complementos que premien la carrera de nuestros colaboradores principales.
2. Formación
Las entrevistas de valoración del desempeño serán habitualmente la fuente de información en la que detectaremos las carencias formativas concretas de nuestros colaboradores y dicha información deberemos de transformarla en un plan de formación para determinados puestos de la farmacia, que puede beneficiarse mutuamente recurriendo a los fondos que permiten la formación bonificada de nuestros trabajadores con parte de los fondos que ellos mismos aportan a la seguridad social, logrando el beneficio tanto del trabajador como el de nuestra farmacia.
3. Gestión del conocimiento En este último punto ya tratamos de generar conocimiento referido a las situaciones diarias de nuestros trabajadores, temas como las incidencias: permisos, justificaciones de los mismos, bajas, registro de jornada, vacaciones y en general la información de carácter laboral requerida por la legislación nos debe servir también para obtener conocimiento de ellos.
En definitiva, gestionar nuestro equipo de trabajo es la tarea más apasionante y la más difícil de las que supone una farmacia y por eso es importante que no nos limitemos a pensar que con sentido común y un cumplimiento estricto de los aspectos legales es suficiente, sino que debe ser un área que trabajemos con sus propios objetivos, indicadores, seguimiento, encuestas, reuniones con el personal, en definitiva tiempo y atención para conseguir hacer de este uno de los puntos fuertes de nuestra farmacia. Desde Audifarma nos ofrecemos a trasladaros nuestra experiencia para tratar de ayudar, también con la gestión de vuestros equipos, a mejorar los resultados de vuestra farmacia. Juan Jesús Sánchez Velázquez Director Audifarma