El principal objetivo de la contabilidad de cualquier empresa, y la farmacia no es una excepción, es reflejar la imagen fiel de su actividad. Para ello se siguen unas normas o criterios y se hace uso de una serie de herramientas contables: plan de cuentas, libro diario, mayores, balances de sumas y saldos, balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias fundamentalmente.
Desde mi punto de vista la contabilidad de una farmacia tiene dos grandes utilidades:
1.- La primera de ellas consiste en que es la base sobre la cual se van a calcular los impuestos de la RENTA del farmacéutico titular y por ello debemos llevar la contabilidad lo suficientemente al día para poder trabajar con previsión y planificación haciendo uso de las herramientas fiscales a nuestro alcance para minimizar la carga fiscal.
2.- La otra gran utilidad, para mi todavía más importante que la primera, es que nos da la información que necesitamos para tomar decisiones que conduzcan a mejorar la rentabilidad de nuestra farmacia.
Una buena contabilidad nos dirá cosas tales cómo si la farmacia está lo suficientemente capitalizada, si el titular está cobrando más o menos de lo que debería, si tenemos recursos ociosos, si tenemos un fondo de maniobra suficiente, si la deuda que tenemos es de una calidad adecuada, si podemos tener problemas de tesorería, etc.
La intención de este artículo es hacer reflexionar al farmacéutico sobre la importancia de la contabilidad en el día a día de la gestión de su farmacia. Por eso recomiendo que contable y farmacéutico establezcan un acuerdo mediante el cual el farmacéutico se compromete a facilitar toda la documentación contable como mínimo con una periodicidad mensual (la mejor forma es facilitar claves de consulta a portales de proveedores y acreedores, de forma que el contable pueda realizar su labor de forma autónoma a la hora de obtener la información). Por su parte, el contable o el despacho encargado de la contabilidad, se compromete a mantener la contabilidad al día para que el farmacéutico pueda, con la información que le proporciona esa contabilidad, tomar decisiones, mes a mes, en aras de mejorar la rentabilidad y de planificar fiscalmente para reducir los impuestos, normalmente bajo el consejo o las pautas dadas por un asesor fiscal o un consultor externo.
Este acuerdo farmacéutico - contable además beneficia a ambas partes, ya que el farmacéutico va a poder disponer de información que bien tratada le va a llevar a obtener una mayor rentabilidad y un menor pago de impuestos. Pero para el contable que trabaja con plazos, que la documentación la pueda obtener de forma autónoma o que se le facilite en los plazos adecuados, hace que su trabajo sea mucho más eficiente pues evita picos de trabajo que puedan dar lugar a más errores. Por ejemplo: si todos los clientes de una asesoría trajeran las facturas una vez al trimestre, sería inviable hacer la presentación de los impuestos en plazo, pues el contable habría estado 3 meses sin tener apenas trabajo y el último mes tendría que haber contabilizado los 3 meses de golpe, lo que le haría que la probabilidad de cometer un error fuera mayor y el farmacéutico hubiese perdido información valiosa para tomar sus decisiones.
El modelo de asesoría en el que las facturas se llevan una vez al trimestre se le podría llamar el MODELO CUMPLIDOR o PRESENTADOR DE DECLARACIONES, personalmente este modelo no me parece una opción para alguien que quiere tener éxito en su farmacia. Es decir, quien trabaja de esa manera a lo único que le está dando importancia es a la presentación en plazo de la declaración (para evitar una sanción) ya que hace una contabilidad reactiva, en abril está contabilizando enero y febrero, con lo cual si se detecta algo importante ya habrán pasado dos meses desde que tenia que haber tomado la decisión. Hablamos hace un tiempo sobre las farmacias en las que la contabilidad ayuda a su estrategia de crecimiento, te dejamos el enlace: "Farmacias con estrategia: presupuestos y contabilidad"
En mi opinión la contabilidad es una herramienta fundamental para el buen funcionamiento de la farmacia y hay que darle la importancia que tiene y antes de tomar cualquier decisión en la farmacia nos tenemos que acostumbrar a pedir un balance, una cuenta de resultados o un mayor, porque de esta forma vamos a poder prever como va a afectar dicha decisión a temas tan importantes como la tesorería, los impuestos o la cuenta de resultados.
En definitiva, la contabilidad de una farmacia le dice cosas al farmacéutico titular sobre su negocio y por ello es fundamental que el farmacéutico con el apoyo de su asesor sepa leer e interpretar lo que le está diciendo su contabilidad. Pero esto nunca lo podremos hacer correctamente si previamente no cumplimos el compromiso farmacéutico - contable para hacer todo lo posible para que la contabilidad se lleve al día.
Desde Audifarma, trabajamos día a día para mejorar nuestro sistema de contabilidad, introduciendo nuevos procesos, tecnología e incluso instando a agentes del sector a que faciliten todo este proceso con el único objetivo de poder aportar cada vez un mayor valor a las farmacias.
Eduardo Marín Agulló
Subdirector Audifarma
Este acuerdo farmacéutico - contable además beneficia a ambas partes, ya que el farmacéutico va a poder disponer de información que bien tratada le va a llevar a obtener una mayor rentabilidad y un menor pago de impuestos. Pero para el contable que trabaja con plazos, que la documentación la pueda obtener de forma autónoma o que se le facilite en los plazos adecuados, hace que su trabajo sea mucho más eficiente pues evita picos de trabajo que puedan dar lugar a más errores. Por ejemplo: si todos los clientes de una asesoría trajeran las facturas una vez al trimestre, sería inviable hacer la presentación de los impuestos en plazo, pues el contable habría estado 3 meses sin tener apenas trabajo y el último mes tendría que haber contabilizado los 3 meses de golpe, lo que le haría que la probabilidad de cometer un error fuera mayor y el farmacéutico hubiese perdido información valiosa para tomar sus decisiones.
El modelo de asesoría en el que las facturas se llevan una vez al trimestre se le podría llamar el MODELO CUMPLIDOR o PRESENTADOR DE DECLARACIONES, personalmente este modelo no me parece una opción para alguien que quiere tener éxito en su farmacia. Es decir, quien trabaja de esa manera a lo único que le está dando importancia es a la presentación en plazo de la declaración (para evitar una sanción) ya que hace una contabilidad reactiva, en abril está contabilizando enero y febrero, con lo cual si se detecta algo importante ya habrán pasado dos meses desde que tenia que haber tomado la decisión. Hablamos hace un tiempo sobre las farmacias en las que la contabilidad ayuda a su estrategia de crecimiento, te dejamos el enlace: "Farmacias con estrategia: presupuestos y contabilidad"
En mi opinión la contabilidad es una herramienta fundamental para el buen funcionamiento de la farmacia y hay que darle la importancia que tiene y antes de tomar cualquier decisión en la farmacia nos tenemos que acostumbrar a pedir un balance, una cuenta de resultados o un mayor, porque de esta forma vamos a poder prever como va a afectar dicha decisión a temas tan importantes como la tesorería, los impuestos o la cuenta de resultados.
En definitiva, la contabilidad de una farmacia le dice cosas al farmacéutico titular sobre su negocio y por ello es fundamental que el farmacéutico con el apoyo de su asesor sepa leer e interpretar lo que le está diciendo su contabilidad. Pero esto nunca lo podremos hacer correctamente si previamente no cumplimos el compromiso farmacéutico - contable para hacer todo lo posible para que la contabilidad se lleve al día.
Desde Audifarma, trabajamos día a día para mejorar nuestro sistema de contabilidad, introduciendo nuevos procesos, tecnología e incluso instando a agentes del sector a que faciliten todo este proceso con el único objetivo de poder aportar cada vez un mayor valor a las farmacias.
Eduardo Marín Agulló
Subdirector Audifarma