En este artículo encontrarás:
- Un breve repaso a qué son los KPI o indicadores de gestión en la farmacia.
- Cómo definir en forma completa un KPI.
- Principales indicadores relacionados con el efecto del COVID19
Jamás, en toda mi ya larga vida profesional acompañando a las farmacias me había encontrado con un año tan difícil de analizar como lo fue el 2020, y ahora vamos a tener que decidir nuestros objetivos y analizar nuestros resultados del 2021 comparándolo con lo que fue el año más atípico que recordamos, que fue el año pasado.
En este artículo trataremos de ayudaros a afrontar este proceso de decisión de objetivos o metas y a obtener y calcular de forma periódica unos indicadores de gestión o KPI que nos midan el grado de consecución de los mismos y qué podemos hacer para lograrlos.
Breve repaso a qué son los KPI o indicadores de gestión.
Para empezar, os recomendaría, si no lo hicisteis ya, leer el artículo del mes pasado,
¿Cómo establecer metas y objetivos en la farmacia?, en el que definíamos qué son los KPI, o indicadores claves del desempeño por sus siglas en inglés, las áreas clave de la gestión de la farmacia sobre los que es conveniente establecer indicadores, cómo establecer las metas y fijar los objetivos y finalmente los pasos para elaborar cada KPI.
Ahora simplemente os resumo los pasos que son necesarios:
- Concretar nuestras metas para este año.
- Transformar las metas en objetivos medibles.
- Establecer las áreas claves de la gestión de la farmacia en las que vais a definir metas y objetivos medibles. Nosotros os recomendábamos al menos: ventas, compras, almacén, gastos y recursos humanos
Cómo definir de forma completa un KPI.
Especificamos que definir un indicador clave o KPI precisamos de cuatro puntos, como son definirlo para que todos entendamos lo mismo cuando nos referimos a algo en concreto, el segundo es tener claro para qué lo medimos y que la respuesta nos relacione perfectamente con la meta que perseguimos medir con dicho indicador, en tercer lugar definir la forma de cálculo y en cuarto y último lugar definir los planes de acción que nos influyen en el resultado del indicador o KPI elegido.
Principales indicadores relacionados con el efecto del COVID19 en nuestra farmacia.
Lo primero que haremos es analizar los principales efectos que ha tenido la pandemia en nuestro día a día y que pueden afectar a los resultados de nuestra farmacia. Sin ánimo de ser exhaustivo se me ocurren los siguientes cinco:
- Restricciones totales o parciales a la movilidad de las personas durante la mayor parte del año pasado.
- Restricciones al acceso de los pacientes a Centros de Salud, consultas y hospitales privados.
- Aparición de productos específicos para minimizar los contagios, como mascarillas, guantes, geles hidroalcohólicos, etc.
- Necesidad de establecimiento de medidas de distanciamiento con el cliente-paciente, en unos casos en forma de instalación de pantallas de separación en mostradores y en otro autoconsumo de equipos de protección individual para el personal de atención al público en la farmacia.
- Incremento de la compra online de productos de primera necesidad.
Vamos a tratar de encontrar
indicadores relacionados con los efectos apuntados que me puedan ayudar a analizar la evolución de la farmacia.
EFECTO 1: Restricciones totales o parciales a la movilidad de las personas durante la mayor parte del año pasado
En el primer caso, el que se refiere a las restricciones a la movilidad de las personas, mi recomendación sería
analizar el número de operaciones realizadas por la farmacia. Cada operación es una venta, en farmacia no es habitual el que un paciente acuda a la farmacia y no compre, por lo que el número de operaciones se suele asimilar al número de personas que han entrado a la farmacia. Este mes de marzo, el año pasado lo que ocurrió en las farmacias es que durante la primera quincena, ante las alarmantes noticias que nos llegaban, y aún sin haber confinado a la población, se produjo un efecto de acopio de productos por parte de los pacientes, luego lo normal es que la primera quincena de marzo tenga una disminución significativa del número de operaciones este año respecto al pasado, que se traducirá en el efecto contrario durante la segunda quincena, pues nos encontrábamos en una situación de confinamiento casi absoluto a diferencia de este año, que pese a seguir en estado de alarma y por tanto con restricciones a la movilidad, son menores que las que sufrimos esta misma quincena del año pasado. En definitiva, para medir el efecto que las restricciones de la movilidad han tenido en la entrada de pacientes a la farmacia simplemente tengo que ir midiendo el número de operaciones realizadas.
Si mido las de 2019, las de 2020 y las que llevamos de 2021, ya empiezo a tener una idea clara del efecto del COVID19 en la farmacia a través de un indicador o KPI, el número de operaciones.
De la misma forma que hemos encontrado un indicador para el primero de los efectos mencionados, el farmacéutico deberá de ir pensando indicadores que le ayuden a medir los restantes cuatro efectos. Tómate unos minutos sin continuar leyendo y trata de encontrarlos.
Nosotros te ayudaremos con nuestra propia visión, que no es en modo alguno la única forma de medirlo y en tu caso en particular, es posible que los que hayas elegido sean incluso más adecuados que los que nosotros incluimos a continuación.
EFECTO 2: Restricciones al acceso de los pacientes a Centros de Salud, consultas y hospitales privados.
Para medir las restricciones de acceso de los pacientes a los tratamientos podríamos por ejemplo elegir un indicador como
cuantificar el número de recetas, al menos las públicas financiadas de las que nuestro programa de gestión, seguramente, nos proporcione el dato.
EFECTO 3: Aparición de productos específicos para minimizar los contagios, como mascarillas, guantes, geles hidroalcohólicos, etc.
Para medir la aparición de los nuevos productos antiCovid19 en la farmacia, lo que haríamos es
crear una superfamilia o familia en nuestro programa de gestión e incluirlos en ella, de forma que cuantifiquemos cuánto hemos vendido de dichos productos y por tanto cuánto es la venta que, probablemente, cuando pase la pandemia, desaparezca de nuestras ventas, al menos la mayoría. Me parece
interesante comparar las ventas de 2019 y las ventas de 2020 a las que hayamos restado la venta de productos COVID19, de forma que veamos cuánto hemos perdido de nuestras ventas tradicionales y lo que es más importante, en qué productos se ha vendido mucho menos y que por tanto vemos que están afectados por la pandemia y en qué proporción.
Ni que decir tiene que el efecto en el ticket medio de una avalancha de productos cuyo precio unitario, como son las mascarillas, es mucho menor que el PVP medio anterior, es el de disminuir de forma importante el PVP medio y aumentar de forma muy importante el número de unidades vendidas por ticket, por lo que el ticket medio va a ser muy diferente en 2020 y en 2019.
EFECTO 4: Necesidad de establecimiento de medidas de distanciamiento con el cliente-paciente, en unos casos en forma de instalación de pantallas de separación en mostradores y en otro autoconsumo de equipos de protección individual para el personal de atención al público en la farmacia.
Para medir el efecto que en materia de inversiones o costes adicionales ha tenido la pandemia en nuestra farmacia, puede ser importante cuantificar
cuánto nos hemos gastado en tener que dotar de medidas adicionales para separarnos de nuestros clientes, en
incrementar la limpieza de la farmacia, el propio consumo que hemos tenido de equipos de protección individual que, no lo olvidemos, si nos limitamos a contabilizarlos como mayor compra reducirán artificialmente nuestro margen, pues dichos productos realmente han sido consumidos por nuestro propio personal dentro de la farmacia sin llegar a ser vendidos. Veremos entonces con este indicador el efecto económico que en materia de incremento de gastos y en asumir nuevas inversiones ha tenido el COVID19 en nuestra farmacia.
EFECTO 5: Incremento de la compra online de productos de primera necesidad.
Finalmente, todos hemos visto como la compra online ha subido de forma espectacular ante la necesidad de consumir determinados productos sin podernos desplazar libremente a comprarlos o tener restringido el acceso a dichos establecimientos. Si nunca has vendido online y sigues sin hacerlo el efecto no lo vas a poder medir, pero os aconsejamos que entréis en Internet y os informéis, lo que os ayudará a formaros una opinión. Por ejemplo, a finales de 2020 más de la mitad de la población ha tenido ya una experiencia de comercio online, es decir, más de la mitad de la población ya ha comprado online en alguna ocasión y más del 90% del comercio online lo capitalizan grandes empresas, lo que nos puede dar la impresión que es un campo vetado a los pequeños. Si aceptáis una recomendación, empezar por informaros y luego por formaros para llegar a tener lo que se consideran “competencias digitales básicas”. Con ese bagaje estaréis en disposición de tener una opinión propia sobre lo que más le conviene hacer a vuestra farmacia.
Por último y a modo de resumen, define, mide y establece objetivos de gestión o KPI que te permitan saber qué efectos está teniendo en la farmacia esta pandemia que nos está afectando y coge el control de lo que ocurre sin limitarse a actuar de forma de forma reactiva ante lo que se nos ha venido encima, como nos ha ocurrido a todos.
En Audifarma es nuestra vocación ayudar a los farmacéuticos a mejorar la gestión de su farmacia, no dudes en consultarnos, somos asesores especializados en farmacia.
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Juan Jesús Sánchez Velázquez
Director de Audifarma
