El Modelo 145 —o comunicación de datos al pagador para retenciones sobre rendimientos del trabajo— es uno de los formularios fiscales que más incidencia directa tiene en el salario neto de los trabajadores. Sin embargo, tanto empleados como empresas suelen subestimar su importancia, lo que puede provocar
retenciones de IRPF incorrectas, problemas en la declaración de la renta e incluso sanciones de Hacienda.
En esta guía explicamos todo lo que necesitas saber sobre el Modelo 145: para qué sirve, qué obligaciones tiene cada parte y cómo cumplimentarlo correctamente, con especial atención a las particularidades del sector farmacéutico.
¿Qué es el Modelo 145 y para qué sirve?
El Modelo 145 es el formulario mediante el cual el trabajador comunica a la empresa su situación personal y familiar. Con esa información, la empresa —junto con las tablas de retención de la Agencia Tributaria— calcula el porcentaje de IRPF que se aplicará a cada nómina.
Cuantas más cargas familiares tenga el trabajador, menor será la retención, ya que se presupone que tendrá más deducciones en su declaración de la renta. Por el contrario, quien no comunique ninguna carga tributará por el tipo genérico, que suele ser más elevado.
Obligaciones de empresa y trabajador respecto al Modelo 145
Obligaciones de la empresa (o titular de la farmacia)
- Entregar el Modelo 145 al trabajador al menos una vez al año, especialmente en enero o cuando se produzca algún cambio relevante.
- Transmitir fielmente los datos que el trabajador haya comunicado para aplicar la retención correcta en la nómina.
- Nunca puede retener un porcentaje inferior al legalmente establecido, ni a petición del propio trabajador.
Obligaciones del trabajador
- Cumplimentar el modelo con datos verídicos y actualizados sobre su situación personal y familiar.
- Comunicar cualquier cambio sobrevenido (matrimonio, nacimiento de hijos, separación, etc.) a lo largo del año.
- Si los datos son incorrectos o incompletos, la retención será errónea y afectará a la declaración de la renta.
Las tres situaciones familiares del Modelo 145
El Apartado 1 del Modelo 145 recoge la situación familiar del trabajador. Existen tres opciones:
| Situación | Descripción | |
| 1 | Familia monoparental | Soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado/a legalmente, con hijos menores de 18 años o mayores incapacitados, que conviven exclusivamente con el trabajador. |
| 2 | Cónyuge con rentas bajas | Casado/a cuyo cónyuge obtiene rentas anuales inferiores a 1.500 € brutos. |
| 3 | Otras situaciones | Cualquier situación distinta a las anteriores: soltero/a sin hijos, casado/a con cónyuge que supera los 1.500 €, etc. |
¿Cómo se reflejan los hijos y otros dependientes? (Apartados 2 y 3)
El Apartado 2 recoge los datos de hijos y otros descendientes menores de 25 años (o mayores con discapacidad) que conviven con el trabajador y no superan los 8.000 € anuales de ingresos.
Solo es necesario indicar el año de nacimiento o acogimiento, si tienen reconocido algún grado de discapacidad y si el cómputo es total (custodia exclusiva) o compartido.
El Apartado 3 se reserva para ascendientes —padres, abuelos— mayores de 65 años (o menores con discapacidad) que conviven con el trabajador al menos la mitad del año y no perciben rentas superiores a 8.000 € anuales.
Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos (Apartado 4)
Si el trabajador recibe o abona pensión compensatoria a favor del cónyuge o anualidades por alimentos en favor de los hijos fijadas por resolución judicial, debe declararlo en el Apartado 4.
En ambos casos deberá indicar el importe anual total establecido en la sentencia, no lo pagado hasta la fecha.
Deducción por vivienda habitual (Apartado 5)
Solo pueden marcar este apartado los trabajadores que adquirieron o rehabilitaron su vivienda habitual antes del 1 de enero de 2013 y que siguen satisfaciendo pagos por financiación ajena vinculados a dicha inversión.
Marcar esta casilla reduce la retención aplicada en nómina porque se anticipa la deducción fiscal en el IRPF.
| ⚠️ IMPORTANTE: La empresa NUNCA puede aplicar un porcentaje de retención inferior al legalmente establecido, ni siquiera a petición expresa del trabajador. Hacerlo tiene consecuencias graves tanto para la empresa como para el empleado. |
Consecuencias de aplicar una retención incorrecta
- El trabajador deberá presentar la declaración de la renta y pagar las diferencias no retenidas.
- Si el trabajador no presenta la declaración, Hacienda reclamará a la empresa la diferencia con intereses de demora.
- La empresa podría enfrentar sanciones de entre el 50% y el 150% del importe no ingresado, según el artículo 191 de la Ley General Tributaria, si se califica como infracción por dejación.
- La empresa puede repercutir al trabajador el importe que haya tenido que abonar a Hacienda por su causa.
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Preguntas frecuentes sobre el Modelo 145
¿Cuándo hay que entregar el Modelo 145?
La empresa debe facilitar el formulario a sus trabajadores al inicio de la relación laboral y, como mínimo, una vez al año. Se recomienda hacerlo en enero para ajustar la retención durante todo el ejercicio fiscal.
¿Qué pasa si no entrego el Modelo 145?
Si el trabajador no comunica ningún dato, la empresa aplica la retención por defecto, que suele ser más elevada, ya que no se tienen en cuenta las circunstancias personales del empleado.
¿Puedo cambiar el Modelo 145 a lo largo del año?
Sí. El trabajador puede presentar un nuevo modelo en cualquier momento si cambia su situación personal o familiar. Los efectos se aplican desde la siguiente nómina.
¿El Modelo 145 afecta a la declaración de la renta?
Directamente. Una retención demasiado baja supone pagar más en la declaración; una retención demasiado alta significa que Hacienda devolverá la diferencia. Un cálculo correcto evita sorpresas en ambos sentidos.
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