En el competitivo sector farmacéutico actual, la gestión eficiente de una oficina de farmacia requiere un enfoque basado en datos. Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) son herramientas fundamentales para evaluar y mejorar el desempeño de una farmacia en diversos aspectos.
¿Qué son los KPIs en una farmacia?
Los KPIs son medidas cuantificables que reflejan el rendimiento de una farmacia en áreas críticas. Estos indicadores, extraídos de los sistemas de gestión (Farmatic, Nixfarma, Unycop, etc.), proporcionan una visión clara del funcionamiento del negocio, permitiendo identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
Los KPI deben ser simples, fáciles de calcular, de controlar y comprensibles por el equipo. Además, deben ser monitorizables y estar asociados a plazos específicos para su implementación. Esto garantiza su efectividad en la medición del progreso hacia los objetivos.
Es importante establecer e implementar una variedad de indicadores o KPIs en consonancia con las principales áreas de gestión de la farmacia. A continuación, se presentan algunos ejemplos de dichos indicadores:
1. Gestión de compras:
- Margen bruto de venta: mide la rentabilidad de las ventas en relación con los costes de adquisición. Se calcula según la siguiente fórmula: (Ventas – (Compras + Stock inicial – Stock final)) / Ventas * 100.
- Proporción de compras a mayoristas vs. compras directas: el incrementar la proporción de compra directa nos va a permitir optimizar el margen. Los distribuidores han desarrollado nuevas estrategias como plataformas, grupos de compra y transfers compartidos, que permiten a las farmacias obtener condiciones similares a las compras directas.
- Valor del stock: este indicador mide el valor monetario del inventario en el almacén a precio de coste, tanto al inicio como al final de un período específico.
- Precio de coste:representa el importe desembolsado por las compras realizadas por la farmacia a sus proveedores durante un período determinado.
2. Control de inventario:
- Valor del inventario: lo ideal es que se sitúe entre el 8% y 12% de la facturación anual.
- Análisis ABCD de rotación de productos: ordena los productos en cuatro niveles basándose en su frecuencia de venta. A y B agrupan los artículos más dinámicos, mientras que D engloba los de menor rotación o sin movimiento.
- Cobertura del stock: mide el número de días que las existencias actuales pueden cubrir la demanda prevista.
- Rotación de stock: muestra cuántas veces la farmacia ha vendido y reemplazado su inventario en un período de tiempo determinado. Se calcula dividiendo las ventas a PVP entre el stock a PVP. El coeficiente de rotación anual medio de la farmacia debe situarse entre 7 y 10.
- Faltas de stock: este KPI mide la frecuencia con la que ciertos productos no están disponibles cuando se necesitan. Es importante analizar qué categorías suelen estar en falta y si se repiten en períodos específicos para poder atenderlas.
- Errores de stock: stock negativo, stock fantasma, artículos sin precio.
- Fechas de vencimiento: este indicador permite analizar si el proceso de expedición y venta prioriza los productos que caducan antes, ayudando a optimizar la gestión del inventario.
- Nivel de servicio: refleja la capacidad de la farmacia para satisfacer la demanda de sus clientes con el stock disponible. Su cálculo se realiza con la siguiente fórmula: (Número de ventas realizadas / (Número de ventas realizadas + Número de faltas)) x 100. Para asegurar el grado de satisfacción del cliente este valor debería situarse entre el 93% y 95%.
3. Ventas:
- Relación entre venta con receta y venta libre: una combinación equilibrada de ambos tipos de venta puede ser la estrategia más beneficiosa, permitiendo a la farmacia maximizar sus ingresos mientras cumple su función sanitaria.
- Número de operaciones: mide la cantidad total de transacciones realizadas en un período determinado, proporcionando información valiosa sobre el flujo de clientes y la actividad general de la farmacia.
- Ticket medio: es el importe promedio que gastan los clientes por compra. Se calcula dividiendo el importe total de ventas entre el número de operaciones realizadas en un periodo determinado.
- Artículos por operación: mide la cantidad promedio de productos que se venden en cada transacción, lo cual proporciona información valiosa sobre el comportamiento de compra de los clientes y la eficacia de las estrategias de venta.
- Venta media diaria: mide el número medio de recetas dispensadas diariamente, lo cual es crucial ya que la mayoría de los ingresos de una farmacia provienen de las recetas.
- Número de operaciones: mide la regularidad con la que los clientes realizan compras en la farmacia.
- Ventas por categoría: desglosa las ventas en diferentes unidades de negocio como receta, venta libre, familias, etc.
4. Indicadores del personal:
- Ventas por empleado: este KPI indica la eficiencia y productividad del personal, permitiendo evaluar si el número de empleados es adecuado para el volumen de ventas de la farmacia.
- Facturación anual por empleado: según los expertos, el promedio de ventas por empleado en una farmacia se sitúa entre 250.000€ y 300.000€ al año.
- % Venta mixta: evalúa el rendimiento comercial. Mide la proporción de operaciones que incluyen tanto medicamentos recetados como productos de venta libre. Refleja la capacidad de la farmacia para realizar ventas cruzadas.
- Coste laboral: es un indicador importante para evaluar la eficiencia y rentabilidad de una farmacia. Debe situarse alrededor del 12% de la facturación (en función de la tipología de farmacia: horario de apertura, % venta libre, oferta de servicios, etc.).
5. Análisis de clientes:
- Número total de clientes: este indicador hace referencia a la cantidad total de personas que han realizado al menos una compra en la farmacia durante un período específico. Este dato es fundamental para entender el alcance y la base de clientes de la farmacia.
- Clientes activos: son aquellos que realizan compras de manera regular, generalmente definidos como aquellos que han comprado en la farmacia en un período reciente, como los últimos seis meses o un año. Este grupo es crucial porque representa a los consumidores leales que generan ingresos constantes.
- Frecuencia de visitas: mide la regularidad con la que los clientes acuden a la farmacia. Una mayor frecuencia de visitas generalmente indica una mejor fidelización del cliente y puede contribuir a aumentar las ventas.
- Gasto medio por cliente y producto: permite analizar cuánto gasta en promedio cada cliente por producto, lo que ayuda a medir la efectividad de las estrategias de venta y marketing.
- Segmentación de clientes: ayuda a identificar diferentes perfiles de clientes según su nivel de gasto, permitiendo adaptar las estrategias comerciales a cada segmento.
- Análisis de tendencias: permite observar cambios en los patrones de compra a lo largo del tiempo, lo que puede indicar cambios en las preferencias de los clientes o en la efectividad de las promociones.
Cada farmacia debe establecer los indicadores que necesite conocer y comparar y, además, sean significativos en relación con la gestión del plan estratégico que vaya a seguir.
La implementación efectiva de KPIs es crucial para el éxito a largo plazo de una farmacia. Permite una gestión proactiva, la identificación anticipada de problemas y oportunidades y la toma de decisiones estratégicas basadas en datos concretos.
La utilización de un cuadro de mando integral automatizado facilita enormemente el seguimiento de estos KPIs. Esta herramienta, que extrae datos en tiempo real del sistema de gestión, permite un análisis rápido y preciso del rendimiento de la farmacia. De tal forma que el farmacéutico es capaz de conocer la evolución de su farmacia y detectar todos aquellos aspectos que necesita mejorar.
Desde Audifarma, ofrecemos cuadros de mandos que permiten a los profesionales de la farmacia medir su desempeño a través de diversos indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto les ayuda a comparar la situación actual de su negocio con los objetivos establecidos, lo cual es crucial para identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas que impacten positivamente en la gestión de la farmacia. ¡No esperes más y optimiza la gestión de tu farmacia con nuestras soluciones avanzadas!