Indicadores de gestión o KPI’s en farmacia

Desde hace algún tiempo se ha puesto de moda emplear la denominación KPI’s para referirse a los indicadores de gestión que utiliza cualquier empresa para medir el éxito o fracaso de las diferentes áreas de su gestión. La farmacia, en su vertiente empresarial necesita herramientas para medir su gestión. La denominación de KPI’s viene de su traducción anglosajona que los denomina Key Performance Indicators. Lo primero que debemos hacer es definir las áreas claves de la gestión de la farmacia y nosotros, nos referimos siempre a las siguientes:

1. Gestión comercial (ventas)
2. Gestión de compras
3. Gestión de stocks o almacén
4. Gestión de costes (gastos)

A continuación, vamos a definir en este artículo un indicador de gestión de cada una de dichas áreas, para ayudar al lector a evaluar la situación de la gestión de su farmacia como si de hacerle unas analíticas a un paciente se tratara. No vamos a recurrir necesariamente a los más conocidos o evidentes al objeto de enriquecer la visión de quien nos sigue.

1. Gestión comercial (ventas)

En este caso nuestro indicador va a ser el ticket medio de la farmacia, es decir, el importe medio en € de nuestras ventas. Para ello necesitamos dos datos:

• El importe de las ventas de la farmacia en un período determinado
• El número de operaciones de venta realizadas por la farmacia en el mismo período

Ticket medio = Importe de venta / Nº de operaciones realizadas Las palancas sobre las que actuar para elevar el ticket medio son el PVP medio del artículo vendido (por ejemplo incentivando la venta de los artículos con mayor formato o cantidad de producto y por tanto mayor precio unitario) o vendiendo más artículos en cada venta, es decir, fomentando la venta cruzada.

2. Gestión de compras

En esta segunda área clave de la gestión de la farmacia nuestro indicador va a ser el margen bruto porcentual obtenido en los productos vendidos. Para su cálculo necesitamos los siguientes datos:

• Importe de las ventas de la farmacia en el período a analizar
• Importe de las compras de la farmacia en el mismo período
• Valor del stock o mercancías en almacén a precio de coste tanto el primer día del período a analizar como del último día del período

Margen bruto en % = [(Ventas – (Compras + Existencias iniciales – Existencias finales))/Ventas]*100 Un margen bruto porcentual será bajo si el margen obtenido es inferior al 31%, medio si está entre el 31% y el 33% y alto si el margen es superior al 33%. Las palancas sobre las que actuar para mejorar este indicador son la negociación con los proveedores para reducir el precio de coste de los artículos a vender.

3. Gestión de stocks o almacén

Para el área clave del almacén nuestro indicador va a ser la rotación del stock de la farmacia entendiendo por tal el número de veces que la farmacia vende todo su stock en valor durante un período de tiempo, por ejemplo un año. Para ello necesitamos dos datos:

• Importe de las ventas anuales de la farmacia o las de los últimos doce meses
• Valor del stock o almacén a precio de venta en el momento de su cálculo

Rotación del stock (en nº de vueltas o veces) = Ventas anuales / Stock a PVP El importe de la rotación resultará bajo si su importe es inferior a 5, medio si está entre 5 y 7 y alto si es superior a 7. Las palancas sobre las que actuar para elevar la rotación del stock es disminuir el denominador reduciendo; bien el surtido (por ejemplo, los productos del grupo D), o bien disminuyendo su profundidad (por ejemplo reduciendo los stocks mínimos de los artículos del grupo C).

4. Gestión de costes o gastos

Para encontrar un indicador de nuestra estructura de costes, una vez que el indicador nº2, el margen bruto porcentual de compras ya nos mide el valor de nuestro principal coste que es el coste de los productos que se venden, el segundo coste más importante en nuestra farmacia suele ser el coste de nuestro personal. Por ello nuestro indicador va a ser el coste porcentual del personal en nuestras ventas. Para su cálculo necesitamos los siguientes datos:

• Importe de las ventas de la farmacia en el período a analizar.
• Importe de los costes de personal en el mismo período: la suma de los sueldos, salarios, retribuciones o pagas extraordinarias y coste de seguridad social de la farmacia.

Coste del personal en % = [Costes de personal totales / Ventas] * 100 Conforme a nuestros datos, dicho valor es bajo si representan menos de 10%, medios entre un 10 y un 14% y altos si superan el 14%. Naturalmente al tratarse de un coste, cuanto más bajo sea el indicador mejor. Las palancas sobre las que actuar son simples, elevar la venta con el mismo personal o disminuir el personal para la misma venta. Definidos estos indicadores o KPI’s podemos calcularnos para nuestra farmacia, compararnos con los resultados aquí descritos y obtener un diagnóstico rápido de nuestra gestión. Es importante referir en lo que de simplificación supone que un mismo valor sirva igual para el diagnóstico de una farmacia muy, muy pequeña, muy muy grande, con mucha venta de receta o con mucha venta libre, de paso o de barrio, etc., por lo que nos ofrecemos a ayudaros desde Audifarma a encontrarle explicación a un valor extremo que no se soporte en una explicación sencilla y lógica de cómo es la farmacia concreta que se esté analizando. Si quieres seguir leyendo sobre indicadores de gestión para la farmacia, los siguientes títulos te pueden ayudar a obtener un conocimiento más amplio sobre ellos: Vuelta al cole en los indicadores de farmacia Cuadro de mando: medir para mejorar en la farmacia Cómo establecer metas y objetivos en tu farmacia

11 de agosto de 2022

Juan Jesús Sánchez

Director de Audifarma