En el artículo de hoy me gustaría explicar cómo suele actuar la Inspección de Hacienda en Farmacia y qué aspectos hay que tener en cuenta para pasar una inspección con éxito, o mejor aún para evitar que la inspección llame a tu puerta. A priori parece sencillo, si declaro todos los ingresos y los gastos de la actividad no tendré mayor problema, pero la realidad es mucho más compleja ya que determinadas operaciones hay que documentarlas bien para que Hacienda no pueda interpretar que se está ocultando información especialmente ventas o inventarios y que algunos de los gastos deducidos no cumplen los requisitos mínimos exigibles para ser considerados como deducibles en la actividad de farmacia.
El principal objetivo de los Inspectores de Hacienda es asegurar que las empresas y los trabajadores autónomos pagan los impuestos que les corresponde. Este objetivo trasladado al mundo de las farmacias consiste en verificar que la cuenta de resultados declarada en el IRPF es fiel a la información que contiene el programa de gestión de la farmacia (Farmatic, Nixpharma, Unycoop, etc.) y que los gastos deducibles están correctamente justificados. Por ello es fundamental que tanto el titular de la farmacia como el asesor o encargado de realizar la declaración de la Renta del titular conozcan bien cómo funcionan los programas de gestión de las farmacias, de lo contrario se podría declarar una cifra de ingresos errónea (al alza o la baja sin ser consciente de ello), conceptos tales como la aportación, venta libre, venta receta, ingresos de mutuas, deducción del Real Decreto o abonos de Farmaindustria deben ser bien conocidos tanto por el titular como por el asesor para poder declararlos correctamente.
¿Qué indicadores pueden ser determinantes a la hora de ser inspeccionado por Hacienda?
-El margen comercial sobre ventas, en farmacias normalmente este margen oscila entre un 28 y un 34%, lo cual no quiere decir que no pueda haber farmacias con márgenes inferiores o superiores a esta banda. Si este es tu caso mi recomendación es que tengas bien documentado y justificado el por qué tu margen es mayor o menor (por ejempl;, un 35% de mi facturación es venta online de parafarmacia con márgenes medios muy por debajo del 28%... este caso se podría demostrar justificando a la inspección que la venta de esos productos se hace a un margen mucho menor y que representa un peso importante dentro de la facturación de la farmacia).
-Explotar la venta de parafarmacia a través de una sociedad, Hacienda suele tener especial interés en estas farmacias ya que si la sociedad no tiene estructura suficiente puede interpretarse como una mera herramienta para ahorrar impuesto directo (Renta vs Sociedades), aunque en realidad el ahorro global de impuestos suele ser muy pequeño cuando se tiene en cuenta el efecto del régimen general de IVA VS. Recargo de Equivalencia. Por este motivo no soy partidario de explotar la parafarmacia a través de una sociedad, salvo en casos muy concretos. Mayor riesgo fiscal y mayor complejidad en la gestión del negocio.
- Ingresos en el banco, Hacienda tiene información proporcionada por las entidades bancarias de todo el dinero que ha entrado en la cuenta de los titulares de la oficina de farmacia, de manera que si detecta que ha entrado una cantidad superior a la que se ha declarado en la Renta la Inspección no va a tardar en llegar. Con lo cual hay que tener cuidado a la hora de ingresar dinero correspondiente a un ejercicio anterior (tenerlo bien justificado) y controlar que la cifra de ventas declarada es la correcta.
- Margen neto, se trata del beneficio de la farmacia antes de impuestos. Hacienda maneja márgenes medios del sector, una declaración por debajo de dicho margen puede ser susceptible de ser revisada, bien a través de un proceso Inspector, o más habitualmente a través de un procedimiento de gestión mediante un requerimiento de información en el que piden el libro registro de ingresos y gastos y las facturas y documentos que justifiquen los gastos deducidos. Es bastante habitual en el sector tener márgenes netos bajos o incluso negativos cuando la farmacia ha sido adquirida mediante compra-venta, pues la normativa permite amortizar el precio del fondo de comercio al 7,5% lo que genera un gasto importante en las amortizaciones deducibles y la consiguiente reducción del margen neto. En estos casos el margen neto bajo estaría más que justificado.
Para concluir voy a dar una serie de consejos básicos para evitar tener problemas con Hacienda ya sea en una Inspección o en lo que es mucho más habitual en un procedimiento de gestión de comprobación limitada vía requerimiento de información:
- Comprobar siempre que la cifra de ventas declarada en la venta es la que contiene el libro de operaciones de nuestro programa de gestión.
- Comprobar que la variación de existencias declarada corresponde con la real de la farmacia a 31/12 de cada ejercicio. Para ello sacar siempre en excel un inventario detallado a 31/12 de cada año. En caso de baja de stocks por robo, rotura, devoluciones, etc. (dejar siempre bien documentado y justificado).
- Documentar siempre los gastos con la factura y el pago correspondiente, especialmente aquellos gastos que puedan confundirse entre lo laboral y lo personal, en dicho caso adjuntar documentación adicional (mail de convocatoria a reunión, visita al proveedor, acreditación del congreso, etc.) pues Hacienda nos lo puede pedir durante 4 años y si nos lo pide dentro de 3 va a ser difícil hacerse con los medios de prueba de que dicho gasto esta vinculado con nuestra actividad.
- Recomiendo guardar toda la documentación en carpetas digitales ordenadas conforme a los libros registros, pues en caso de inspección o requerimiento nos lo van a pedir de esta manera y los plazos son cortos, con lo cual llevaríamos mucho trabajo adelantado. En Audifarma hemos implementado este sistema recientemente para todos nuestros clientes de contabilidad.
Por último, me gustaría transmitiros que si recibís alguna carta de Hacienda o incluso la visita de la inspección no quiere decir que hayáis hecho nada mal, simplemente están realizando su trabajo y comprobando que todo esta en orden y en la mayoría de los casos al menos en el sector farmacia todo suele estar correcto.
No obstante, y dado que estamos en agosto os recuerdo que podéis pedir unas vacaciones fiscales y evitar que la Agencia Tributaria os mande ninguna notificación durante vuestro período de descanso.
9 de agosto de 2022
Eduardo Marín
Asesor fiscal