Uno de los factores más importantes para la
rentabilidad de la oficina de farmacia es la gestión óptima del stock.
El stock de una farmacia son las existencias que se tienen en el almacén y son fundamentales para su funcionamiento ya que garantizan que los clientes tengan siempre a su disposición aquellos productos que necesitan. También representan el coste principal de la farmacia, por lo tanto, su correcta gestión constituye uno de los puntos fundamentales en la administración del negocio. Es decir, cuanto mejor compremos, más rendimiento sacaremos porque obtendremos mayor beneficio. Los productos que se quedan en las estanterías y no se venden, cuestan un dinero que hay que pagar y que, por lo tanto, no podemos invertir en otra cosa más rentable.
Determinar qué cantidad de producto necesita la farmacia para cubrir su demanda es vital para asegurar su rentabilidad. El objetivo está en reducir el stock al mínimo, pero asegurando la calidad del servicio.
El farmacéutico debe hacer compatible el stock bajo con la ausencia de faltas cuando nos vienen a comprar.
El
sobrestock afecta a la rentabilidad, puede provocar falta de liquidez y añade costes de mantenimiento y conservación. No obstante, el caso contrario también tiene sus consecuencias, esto es, un
stock insuficiente que puede provocar pérdida de ventas y generar un problema de imagen y confianza con el cliente.
Las dos variables fundamentales que analizar y gestionar relacionadas con el stock son, por un lado, el
surtido y, por otro lado, la
rotación. De la primera se desprende la necesidad de realizar compras inteligentes basadas en la selección de productos y de la segunda las estrategias que garantizan la efectividad en la exposición y las promociones que potencian la actividad comercial.
Atendiendo al
surtido, el primer paso a realizar es la categorización de los productos, ya que permitirá definir, conocer y controlar no solo lo que más se vende para cada necesidad, sino que también permite conocer cuántas referencias diferentes trabajamos en la farmacia para atender dicha necesidad. Nuestro
producto estratégico sería aquél que forma parte de nuestra primera elección como recomendación a los pacientes. Dicho producto está definido en base al reconocimiento de marca, a los márgenes comerciales que ofrece, a que la calidad euro sea alta y que su precio de mercado sea medio. Así, facilita nuestra recomendación y eleva las posibilidades de venta.
La segunda variable relacionada con el stock es la
rotación, que no es más que el número de veces que se renuevan las existencias almacenadas durante un determinado período de tiempo y la regularidad con la que somos capaces de que nuestro stock se venda. Para garantizar la gestión óptima de la rotación es fundamental la realización de un análisis del nivel de venta de cada uno de los productos y, para ello, la herramienta clásica para agrupar dichas ventas de una forma lógica y razonable es utilizando el
sistema ABCD, donde:
- A: corresponde a los productos que más se venden (muy alta rotación, se venden entre 300 y 360 artículos al año, siempre dependiendo de los días en que la farmacia esté abierta). Normalmente se compran a un único proveedor o directamente al laboratorio en cantidades que nos aportan la máxima rentabilidad. Puede que tengan un pico de venta en una determinada época del año, entonces deberemos tener un elevado stock de ese producto en ese momento, bajando las unidades el resto del año. Por tanto, el stock mínimo debería corresponderse al doble de días que tarda el proveedor en hacer la entrega del pedido y, el máximo, depender de las condiciones de compra. Es el caso, por ejemplo, de solares, antigripales, antihistamínicos… por tanto, conviene un control mensual.
- B: corresponde a productos de venta moderada (alta rotación). Su venta es de al menos 1 cada 15 días y conlleva una rentabilidad intermedia. Su control se realiza directamente por medio del ordenador, atendiendo mensualmente su evolución.
- C: corresponde a productos con escasa venta (rotación media-baja), es decir, se venden como mínimo uno al año y como máximo uno a la quincena. Su papel está relacionado con la calidad el servicio que presta la farmacia. Aportan muy poco a la rentabilidad del negocio. Es recomendable disponer de un stock de seguridad adecuado, con lo que debe haber una unidad de cada uno de estos productos.
- D: corresponde a productos que no se han vendido en un año (baja rotación o nula). Basta con que su inventario sea anual y pedirse bajo demanda.
Realizada la clasificación anterior, otro aspecto importante es conocer
de qué depende la rotación del stock. Algunos de los factores más relevantes son:
- Stock que tenemos previo a una nueva compra.
- Posibilidad de hacer devoluciones y si pueden conllevar mermas que impliquen sobrecoste económico para las unidades vendidas.
- Pedidos mínimos que hacemos a nuestros proveedores.
- Período de pago. A cortos períodos corremos el riesgo de tener que financiar nuestras compras.
- Plataformas logísticas que nos permitan comprar importantes volúmenes, pero que nos sean servidos según necesidades de la farmacia.
- Tiempo máximo de suministro que nos ayuda a definir el período de cobertura que necesitamos, ya que cuanto más largo sea el período, más unidades de stock mínimo debemos almacenar.
La verdadera clave está en el cliente, ya que mediante su comportamiento y sus necesidades nos determinará las pautas para el éxito de nuestra farmacia.
Con el fin de que todos los datos anteriores sean de utilidad para nuestra gestión, deben ser reales, por lo tanto, lo primero que deberíamos hacer es un inventario real para corregir el stock.
Una vez tenemos el stock actualizado, es conveniente realizar un listado que nos muestre qué referencias tienen mayor venta y stock, las cuales dejaremos al margen porque entendemos que en principio se están gestionando correctamente. Pero prestaremos especial atención a aquellas que hace unos años se vendían más frecuentemente y ahora ya casi no tienen salida.
En este caso, puede que haya mucho stock el cual no tenga sentido mantenerlo y, por lo tanto, deberemos bajarlo. No resulta lógico tener un stock mínimo de estos productos, ya que sería mucha casualidad que se vendieran todas las unidades a la vez y, si fueran para el mismo paciente, le podríamos dar en ese momento las que tenemos y pedirle que volviera por la tarde a por el resto.
Por último, otra opción que debemos considerar es la posibilidad de devolver los productos sin rotación a los laboratorios o almacenes. Y, además, poder hacer ofertas y liquidaciones de los productos de parafarmacia sin que los repongamos en nuestro almacén en el caso de que sean productos que llevemos un año sin vender.
Hoy en día,
la rentabilidad de nuestra farmacia nos exige analizar las necesidades de nuestros clientes para poder ofrecerles el surtido idóneo con el fin de satisfacerles. Podemos ofrecerles de todo sin necesidad de tenerlo en el almacén de nuestra farmacia, ya que, los que sí deben tenerlo son nuestros proveedores y, nos lo deben servir en poco tiempo.
Llegado este punto seguro que nos preguntamos ¿estará mi stock optimizado? ¿cual es mi nivel de stock? Si tiene dudas y necesita una visión sobre la situación de su farmacia, no dude en contactar con el equipo de consultoría de Audifarma. En futuros artículos desarrollaremos más datos interesante sobre el stock de la farmacia y como afecta por ejemplo en caso de transmisión.
Cristina Gandía García
Asesora fiscal Audifarma
