En este artículo señalamos los procesos que, desde el punto de vista del “farmacéutico gestor” se deberían de hacer a comienzo de año en la farmacia. Estos procesos no van a ser muy diferentes que los que haría cualquier gestor de una pequeña microempresa y es que la farmacia, repito, desde el punto de vista de la gestión, nos parece que lo es.
Lo primero, cuando afrontamos un comienzo de año es tratar de obtener la mayor información posible de los resultados alcanzados por la farmacia en el año que acaba de terminar.
Para ello es fundamental obtener informes de gestión, que deberían de ser incluso mensuales, pero que se vuelven fundamentales en el caso de final de año sobre los siguientes aspectos:
- Una cuenta de pérdidas y ganancias que contenga de manera sucinta las principales variables económicas del negocio, esto es:
- Cifra de ventas y, si los hay, de otros ingresos que se puedan haber tenido, por ejemplo, retribuciones por cesión de datos a casas de estudios de mercado y otros.
- Consumos o compras consumidas, que será el resultado de aplicar a la cifra de compras del ejercicio anterior, la corrección del aumento o disminución que haya experimentado el valor a coste de nuestro stock, de nuestras mercancías almacenadas, lo que va a suponer, respectivamente, una disminución o aumento de valor a nuestra cifra de compras.
- Por diferencia entre los dos anteriores, el margen bruto y su expresión porcentual del mismo respecto a la cifra de ventas, es decir, si ese margen bruto representa por ejemplo un 34’43% de la cifra de ventas.
- La totalidad de los gastos de personal, sueldos, seguridad social, otros gastos de personal, por ejemplo, atrasos de convenio, reconocimientos médicos obligatorios por normativa de prevención de riesgos laborales, etc.
- El resto de los gastos incurridos en la farmacia, exceptuando amortizaciones, financieros o impuestos, es decir, alquileres, gastos de profesionales, suministros de luz, agua, comunicaciones, seguros, tributos, gastos de reparaciones y conservación y otros gastos.
- A la diferencia entre el margen bruto y los gastos relacionados en las partidas de gastos anteriores le llamaremos EBITDA, es decir el beneficio antes de amortizaciones, gastos financieros e impuestos. Al igual que en el caso del margen bruto, y también para todas y cada una de las partidas que analizamos aquí, las mismas deberán estar expresadas en porcentaje sobre la cifra de ventas.
- Amortizaciones, que es la forma en la que incorporamos como gasto del ejercicio aquellas inversiones que se deben repartir en distintos años, por ejemplo, cruces, muebles, ordenadores, robots, la propia licencia o fondo de comercio de la farmacia si la compra es reciente, etc.
- Gastos financieros, en particular intereses de préstamos, créditos y otros por la compra de la propia farmacia o por la financiación de inversiones costosas como las relacionadas en el capítulo anterior.
- Como resultado de restar del EBITDA, tanto las amortizaciones como los gastos financieros, obtendremos el resultado antes de impuestos. De nuevo, es interesante saber el porcentaje que suponen sobre la cifra de ventas.
- Impuestos sobre beneficios, que será la previsión que tengamos del pago de la renta que tendremos que afrontar por el rendimiento antes de impuestos que nos haya proporcionado la farmacia el año pasado.
- Beneficio o rendimiento después de impuestos, que es lo que al final nos va proporcionar, la farmacia y por tanto debería ser también una cifra límite de lo que podemos retirar del negocio para llevarlo a nuestro patrimonio personal sin haber descapitalizado el mismo. Es probable que, durante el año, mes a mes, hayamos ido retirando un importe fijo, a modo de sueldo o retiradas a cuenta de beneficios, por lo que éste será el momento de darnos a nosotros mismos un premio si éste es posible. También es probable que decidamos ser prudentes y dejar parte de ese importe para acometer nuevas inversiones para mejorar algunos activos de la farmacia o acometer proyectos de renovación de los mismos.
- Esa cuenta de pérdidas y ganancias del año se la podemos pedir a nuestros asesores, pues es el mismo documento con el que ellos deberán declarar a Hacienda el rendimiento neto de la farmacia correspondiente al cuarto trimestre del año pasado y por tanto el que recoge el acumulado de las cifras de la totalidad del año. Nosotros vemos conveniente que, junto al importe de la primera columna, que recoge las cifras referidas en importe de euros del año pasado, y la segunda columna, que como hemos dicho llevará lo que cada una de ellas representa en porcentaje de la cifra de ventas, tengamos a continuación las cifras, que para cada una de esas mismas partidas tuvimos en el año anterior, en este caso en 2020, teniendo a continuación una columna en la que figurarán los porcentajes de variación de los mismos, respecto al año anterior, pues será, por ejemplo, interesante saber si las ventas han aumentado más o menos que los gastos de personal o cualquiera de las otras partidas de gasto, de esa forma sabremos de un simple vistazo en que apartados hemos mejorado (aumentos en las ventas o disminuciones porcentuales de los gastos) y en qué otros hemos empeorado (disminuciones de ventas o aumentos porcentuales inferiores a los de los gastos) y trataremos de encontrar las razones de por qué se han producido, que es la forma de transformar información en conocimiento.
- Si, como nosotros recomendamos, la farmacia había elaborado al comienzo del año anterior, un presupuesto de ingresos y gastos, es decir, marcarse objetivos, concretados en cifras de ventas y de cada una de estas partidas de gastos, la quinta, sexta y séptima columna de este informe recogerán, la cifra del presupuesto para esa partida, la variación entre lo que finalmente ha ocurrido o el valor concreto alcanzado y la cifra objetivo expresada en el presupuesto y finalmente el porcentaje que supone dicha variación respecto a la cifra presupuestada, ya que nos interesará saber si hemos vendido más o menos de lo que habíamos previsto en nuestro presupuesto y si hemos gastado más o menos de lo que habíamos fijado como nuestro objetivo, que es una forma de controlar nuestro gasto. Al igual que en el caso anterior, necesitaremos encontrar las razones por las que hemos o no conseguido y nos hemos desviado de los objetivos inicialmente previstos para lograr obtener conclusiones que son las que nos van a ayudar a tener control sobre nuestra farmacia.